O eSocial é um sistema desenvolvido pela Receita Federal, em parceria com outros órgãos governamentais, para substituir e unificar os atuais programas de envio de informações para o governo.
É uma continuação dos programas da Receita Federal chamados de Sped (Sistema Público de Escrituração Digital).
O eSocial não institui nenhuma nova obrigação trabalhista, ou seja, segue o que é determinado na CLT.
A premissa do eSocial é alterar a forma como as informações são transmitidas e fiscalizadas atualmente.
Serão enviadas no eSocial as informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício.
Diferentemente dos atuais programas de envio de informações para o Governo, no eSocial a regra é que as informações sejam enviadas diretamente do sistema de folha de pagamento que a empresa utiliza.
Cronograma de Implantação
O eSocial elaborou um cronograma de implantação dividido em três grupos para que as empresas de modo geral possam se preparar.
1° Grupo: Grandes empresas (faturamento anual maior de R$ 78 milhões).
2° Grupo: demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados).
3° Grupo: Órgãos públicos.
Fases e prazos da implantação do eSocial
Primeira Fase – Eventos Iniciais
As primeiras informações a serem transmitidas no eSocial fazem parte de um grupo de eventos onde constarão os dados cadastrais do empregador e as tabelas exigidas pelo eSocial.
Data para envio: julho/2018.
Dados cadastrais do empregador: este evento deve ser enviado no início da utilização do eSocial e toda vez que ocorra alguma alteração nas informações relacionadas aos campos envolvidos nesse evento.
Tabelas: evento onde serão relacionadas as informações de:
Horas Extras
Lotações Tributárias
Cargos com CBO
Horários e turnos de trabalho
Ambientes de trabalho (descrição do local de trabalho e risco)
Processos administrativos e judiciais (se houver)
Segunda Fase – Dados dos trabalhadores e seus vínculos
No mês de setembro/18, obrigatoriamente serão informados todos os dados cadastrais dos empregados, portanto, é imprescindível que tais informações estejam atualizadas antes deste prazo.
Informações cadastrais: matrícula, nome completo, CPF, NIS/PIS, CTPS, RG, data de nascimento, estado civil (legal), grau de instrução, sexo, raça/cor, nacionalidade, endereço completo, dados de contato, se é aposentado, etc.
* Profissionais liberais: ligado ao órgão de classe (contador, advogado, etc), além dos dados acima, deverá informar também os dados de inscrição neste órgão, estado emissor, etc.
Dependentes: nome completo, data de nascimento, se possui incapacidade (criança a partir de 8 anos deve informar o número do CPF).
Dados contratuais: informações sobre o cargo, remuneração, local, horário de trabalho, etc.
** Todos os trabalhadores devem ser informados (ativos e afastados).
Terceira Fase – Folha de Pagamento
A partir de novembro/2018, mensalmente, serão enviadas todas as informações registradas na folha de pagamento.
Quarta Fase – Dados de segurança e saúde do trabalhador
Em janeiro/2019 todas as empresas, obrigatoriamente, deverão transmitir para o eSocial todas as informações relacionadas a saúde e segurança no trabalho.
Eventos de SST
Tabela de ambiente de trabalho
Comunicação de Acidente de Trabalho
Monitoramento da saúde do trabalhador
Condições ambientais do trabalho – fatores de risco
Insalubridade, periculosidade e aposentadoria especial.
Mudanças significativas com a implantação do eSocial
Há mudanças significativas quanto a prazos e informações enviadas. A seguir, relacionamos as principais:
Antes da confirmação da data de admissão, a empresa deverá fazer a qualificação cadastral do novo empregado através do aplicativo eSocial, a fim de verificar se há alguma inconsistência nos dados no portal abaixo:
As informações Nome x CPF x NIS x Data de nascimento devem estar consistentes no Cadastro Nacional de Informações Sociais – CNIS e caso haja alguma inconsistência, o aplicativo apresentará as orientações para que o trabalhador providencie a correção.
As alterações efetuadas pela Caixa Econômica Federal serão reconhecidas pelo aplicativo em até 7 dias após o ajuste e o início do contrato de trabalho só poderá ocorrer após a qualificação e eventuais alterações.
a) Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão / Ingresso do Trabalhador
Exame médico admissional: efetuado antes da data de admissão, ou seja, se o colaborador for registrado no dia 01 o exame deve ser feito no dia 30. O mesmo aplica-se para os exames complementares.
Admissão: serão prestadas todas as informações cadastrais do empregado como matricula, nome completo, CPF, NIS, CTPS, RG, data de nascimento, estado civil, grau de instrução, raça/cor, nacionalidade, endereço completo, contato, etc. Também serão prestadas as informações contratuais, como data de admissão, salário, forma de pagamento, horas contratuais, jornada de trabalho, tipo de contrato de trabalho (aprendiz, prazo determinado, temporário, intermitente, etc) cargo, local de trabalho, entre outras.
Importante: o trabalhador só poderá iniciar na empresa após envio do cadastro ao eSocial. Sendo assim, se a admissão for no dia 01, o cadastro/envio de dados deve ser feito no dia 30.
Observação: O evento de admissão pode ser excluído até a data indicada para o início da prestação dos serviços. Se houver desistência, caso até o final do primeiro dia do empregado na empresa o evento não seja excluído, o eSocial não permitirá que a exclusão seja feita, exigindo neste caso que seja realizado o processo de rescisão do contrato de trabalho.
a.1) Alterações cadastrais
Sempre que houver alguma alteração: documentação pessoal, endereço, escolaridade, estado civil, contato, etc. O empregado deve comunicar a empresa e apresentar cópia do documento comprobatório.
b) Desligamento do Trabalhador
Este evento deve ser enviado em até 10 dias contados da data do desligamento do empregado.
Pagamento da Rescisão e Entrega de Documentos: A entrega ao empregado de documentos que comprovem a comunicação da extinção contratual + Pagamento dos valores rescisórios = 10 dias (conforme previsto na Reforma Trabalhista). Isto é, todo o processo deve ser realizado dentro deste prazo, inclusive a homologação no sindicato.
c) Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT
Deve ser enviado até o 1º dia útil seguinte ao acidente de trabalho ou imediatamente no caso de morte do trabalhador. As informações com a descrição do acidente são obrigatórias.
d) Afastamento Temporário do Trabalhador
Prazos de envio:
Acidente de Trabalho (típico, trajeto ou doença relacionada ao trabalho)
Afastamento de 1 dia a 15 dias: Até o dia 7 do mês seguinte.
Afastamento superior a 15 dias: Até o 16º dia de afastamento.
Doença ou Acidente não relacionado ao trabalho
Afastamento de 3 a 15 dias: Até o dia 7 do mês seguinte.
Afastamento superior a 15 dias: Até o 16º dia de afastamento.
* Os afastamentos decorrentes de doença/acidente não relacionados ao trabalho de até 2 dias não precisam ser enviados.
e) Monitoramento da Saúde do Trabalhador
Neste evento, serão informados: a data que o exame foi realizado, nome e CRM do médico, resultado do exame (apto ou inapto), possíveis exames complementares que foram realizados e qual o resultado destes exames.
Serão enviados os seguintes ASO’S:
Admissional
Demissional
Periódico
Retorno ao Trabalho
Mudança de função
Monitoramento pontual (que não se enquadre nos itens anteriores)
Este artigo contém as principais informações para a implantação do eSocial e o manual completo está disponível no portal do eSocial.
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